I documenti conservati nell’Archivio dell’Istituto Storico Parri Emilia-Romagna sono liberamente consultabili, ad eccezione di quei gruppi di documenti che, per delibera degli organi direttivi degli Istituti associati, in riferimento alla norme (legge sugli archivi emanata con DPR 30 settembre 1963, n. 1409; Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42) sono da considerarsi di carattere riservato. I documenti riservati o non inventariati non possono essere riprodotti. L’utente autorizzato è l’unica persona che può prendere visione di tali documenti ed è tenuto a non mostrarli ad altri.
La direzione dell’Istituto Storico Parri Emilia-Romagna si riserva la possibilità di non consentire la consultazione di fondi o, in generale, di documentazione che si presenti in cattivo stato di conservazione.
Possono essere esclusi dalla consultazione, a giudizio della direzione dell’Istituto, gli utenti che non rispettano le norme contenute nel regolamento o, comunque, la legislazione vigente in materia, o non risultano in possesso dei necessari requisiti morali.
Per la consultazione, gli utenti sono tenuti a compilare la relativa scheda, dalla quale deve risultare chiaramente, oltre ai dati anagrafici, lo scopo della richiesta. I dati personali contenuti nella domanda di ammissione saranno utilizzati esclusivamente a fini statistici nel rispetto del D.L. 196/03 (Codice della privacy). Se la scheda risulta compilata in modo incompleto, l’archivista non è tenuto a consegnare la documentazione. L’indicazione del fine deve ritenersi vincolante per lo studioso, il quale non potrà usare i documenti per uno scopo diverso da quello indicato nella scheda senza l’autorizzazione dell’Istituto.
E’ concessa di norma all’utente la consultazione di una busta alla volta.
Lo studioso prende visione dei documenti nei locali dell’Istituto, alla presenza dell’archivista o di altra persona nominata dall’Istituto.
Non possono essere tenute in deposito più di tre buste per un periodo non superiore a 15 giorni, al termine dei quali le buste verranno ricollocate nei depositi dell’Archivio.
L’utente non è autorizzato in alcun caso a spostare o a cambiare l’ordine dei documenti. Qualsiasi spostamento di buste, fascicoli o carte deve essere effettuato esclusivamente dal personale autorizzato dell’Istituto.
Eventuali fogli bianchi presenti nei fascicoli fanno parte anch’essi del patrimonio documentario. Non ne è ammesso il cambiamento di collocazione né il prelevamento.
Al termine della consultazione, occorre restituire i documenti nello stesso ordine e stato in cui sono stati ricevuti. L’utente è tenuto inoltre ad osservare ogni altra regola di consultazione prevista nel regolamento degli archivi, RD 2 ottobre 1911, n. 1163 e Circ. 151/1994.