1. Consultazione dei documenti.
I documenti conservati nell’Archivio dell’Istituto nazionale e negli Archivi degli Istituti associati sono liberamente consultabili, ad eccezione di quei gruppi di documenti che, per delibera degli organi direttivi degli Istituti, in riferimento alla legge sugli archivi emanata con DPR 30 settembre 1963 n. 1409, sono da considerarsi di carattere riservato.
La direzione dell’Istituto Storico Parri – Bologna Metropolitana si riserva la possibilità di non consentire la consultazione di fondi o, in generale, di documentazione che si presenti in cattivo stato di conservazione.
2. Autorizzazione alla consultazione.
Chi chiede di consultare l’Archivio deve, nel caso in cui non sia già noto all’Istituto, fornire una lettera di presentazione in cui, oltre ai propri dati, occorre specificare dettagliatamente i motivi della ricerca, esplicitando l’uso che si intende farne (tesi di laurea, pubblicazione etc.)
Ottenuta l’autorizzazione dell’Istituto, lo studioso potrà consultare solo i documenti attinenti alla materia per la quale ha ottenuto il permesso di accedere alla documentazione.
Per consultare documenti che riguardano una diversa materia di ricerca è necessaria una ulteriore autorizzazione.
3. Consultazione.
L’Archivio dell’Istituto Storico Parri – Bologna Metropolitana è aperto alla consultazione dal lunedì al venerdì previo appuntamento.
Per la consultazione, gli studiosi sono tenuti a compilare la relativa scheda, dalla quale deve risultare chiaramente, oltre al nome, al cognome, alla data di nascita ed alla residenza, lo scopo della richiesta. Se la scheda risulta compilata in modo incompleto, l’archivista non è tenuto a consegnare la documentazione. L’indicazione del fine deve ritenersi vincolante per lo studioso, il quale non potrà usare i documenti per uno scopo diverso da quello indicato nella scheda senza l’autorizzazione dell’Istituto.
Per i fondi inventariati, è concesso di norma allo studioso di consultare una busta alla volta. Per quelli non inventariati, se sono considerati accessibili dalla direzione dell’Istituto, un solo fascicolo per volta.
Per i fondi inventariati, è concesso di norma allo studioso di consultare più documenti alla volta, in accordo con l’Istituto. Per i fondi non inventariati, se sono considerati accessibili dalla direzione dell’Istituto, un solo documento alla volta.
Lo studioso prende visione dei documenti nei locali dell’Istituto, durante le ore stabilite dal presente regolamento e alla presenza dell’archivista o di altra persona nominata dall’Istituto.
4. Consegna dei documenti.
Di norma il documento richiesto viene reso disponibile la mattina successiva a quella della richiesta.
Non possono essere tenuti in consultazione più di tre documenti alla volta.
Lo studioso può tenere in consultazione ogni documento per un periodo non superiore a 15 giorni, al termine dei quali il documento verrà ricollocato nei depositi fisici o digitali dell’archivio audiovisivo.
5. Spostamento dei documenti.
Lo studioso non è autorizzato in alcun caso a spostare o a cambiare l’ordine dei documenti, che devono essere consultati sul tavolo o sul dispositivo sul quale vengono posti dall’archivista al momento della consegna.
Qualsiasi spostamento di documenti digitali o supporti fisici deve essere effettuato esclusivamente dal personale autorizzato dell’Istituto.
6. Pubblicazione, riproduzione e utilizzo.
La pubblicazione di documenti conservati dall’archivio audiovisivo dell’Istituto deve essere in ogni caso autorizzata dalla direzione.
L’utilizzo dei documenti per eventi e/o opere terze e quindi la cessione dei diritti è gratuita solo se a fini didattici o senza scopo di lucro. Per l’utilizzo commerciale è previsto un tariffario (Allegato 1).
La riproduzione digitale avviene nei locali dell’Istituto ad opera del personale addetto.
È vietato fare fotografie o registrare video mentre il documento è in riproduzione.
7. Restituzione dei documenti.
Al termine della consultazione, lo studioso è tenuto a restituire i documenti e comunicare esplicitamente la fine della consultazione al personale presente. È tenuto inoltre ad osservare ogni altra regola di consultazione prevista nel regolamento degli archivi, RD 2 ottobre 1911, n. 1163.
8. Fondi riservati e non inventariati.
Per la consultazione dei fondi riservati e non inventariati è necessaria una specifica autorizzazione. Tale autorizzazione è necessaria anche per la consultazione delle schede e degli indici di tali fondi.
I documenti riservati o non inventariati non possono essere riprodotti.
Lo studioso autorizzato è l’unica persona che può prendere visione di tali documenti ed è tenuto a non mostrarli ad altri.
9. Informazioni ed accesso ai fondi.
L’archivista non può essere costantemente in Istituto o nel luogo di consultazione. Gli studiosi che necessitano di informazioni, che intendono consultare per la prima volta i fondi conservati o che sono interessati ad esaminare fondi riservati o non inventariati devono fissare un appuntamento con l’archivista.
10. Esclusione.
Possono essere esclusi dalla consultazione, a giudizio della direzione dell’Istituto, coloro i quali non rispettino le norme contenute nel presente regolamento o, comunque, la legislazione vigente in materia, o non risultino in possesso dei necessari requisiti morali.